In einem modernen Unternehmen muss man sich mit allen zur Verfügung stehenden Kommunikationsmedien beschäftigen, um optimal agieren und reagieren zu können. Hier spielen die Themen Fax und eMail eine zentrale Rolle, aber auch Anrufbeantworter und SMS Nachrichten sind heute nicht mehr wegzudenken. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter untereinander ihre Termine abgleichen und alle Adessen im Blick haben. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter idealerweise auch von außerhalb des Unternehmens Zugriff auf die üfr sie relevanten Daten haben sollten. Der Geschäftsführer möchte zudem noch seinen PDA rund um die Uhr abgleichen können. Das alles natürlich möglichst gut und günstig.

Hier werden schnell die Vorteile einer Unified Messaging Lösung gegenber einer Sammlung von diversen Softwaretools deutlich. Nimmt man nämlich mehrere Softwarekomponenten von verschiedenen Herstellern und integriert sie in sein Unternehmen, steht man schon bald vor einem drastischen Problem: der Administration. Für jedes einzelne Produkt wollen Handbücher und online-Hilfen gelesen werden, die Administrationsoberflächen müssen bedient werden und vom Support will man erst gar nicht reden. Wäre es da nicht schöner, wenn man alle diese Funktionen aus einem Guss bekommen könnte? Mit David ist genau das problemlos möglich. Mit David hat man nicht nur alle wichtigen Messagingfunktionen unter einem Hut, sondern spart eben dadurch auch täglich bares Geld.

Preiswert Faxen ist ganz einfach
Deutlich werden die Vorteile einer Unified Messaging Lösung am Beispiel Fax. Man nehme ein analoges Faxgert, wie man es heute noch in vielen Unternehmen findet und vergleiche den Aufwand in Zeit und Geld mit der Faxfunktion in David. Mit einem altgedienten Fax sieht der Vorgang so aus, dass zuerst einmal am PC das Dokument erstellt wird. Danach wird das Dokument ausgedruckt. Der Mitarbeiter muss vom PC zum Drucker, dann zum Faxgert. Er verschickt das Fax an die Nummer, die er sich hoffentlich vorher irgendwo notiert hat. Nun wird das Fax versendet, und das braucht auch noch seine Zeit. Schnell sind hier fünf Minuten oder mehr vergangen. Geht man davon aus, dass in diesem Unternehmen etwa fünfzig Faxe pro Woche versandt werden, kommt man bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 Euro auf Kosten von 125 Euro pro Woche.

Derselbe Vorgang bei einem Mitarbeiter, der Faxe ber David erstellt und verschickt, sieht ganz anders aus: Er erstellt eine Vorlage bequem im Tobit InfoCenter und speichert sie als seine persönliche oder öffentliche Faxvorlage. Diese Vorlage verschickt er nun direkt am PC an die gewünschte Faxnummer. Auch Faxen an hinterlegte Adressen ist spielend einfach. Der ganze Vorgang vom Eintragen der Faxnummer in die Faxvorlage bis zum Versand des Dokuments sollte im Regelfall nicht länger als eine halbe Minute dauern. Angenommen, hier werden ebenso viele Faxe pro Woche verschickt und es entstehen dieselben Kosten pro Stunde, kostet dieser Vorgang genau 12 Euro und 50 Cent. Pro Woche wäre dies eine Ersparnis von über 100 Euro! Und hier schlagen sich nur die zeitlichen Vorteile zu Buche. Je mehr Faxe versandt werden, desto eher ammortisiert sich der Kauf der Software. Doch David kann noch mehr.

Ein Fax geht auf die Reise
Man stelle sich vor, dass ein Fax über ein herkmmliches Faxgerät hereinkommt. Angenommen, das Fax ist ausnahmsweise einmal leserlich angekommen, tritt es seinen langen Weg zur Bearbeitung an. Auf seinem Weg dorthin trifft es auf die klassischen Elemente des Workflows: Post-It's, Kaffeeflecken und Eselsohren. Mit David nehmen Sie die Faxe direkt im InfoCenter entgegen und können diese ebenso direkt am PC bearbeiten und weiterleiten, wie Sie es zum Beispiel von Mails gewöhnt sind. Setzen Sie Kommentare auf das Fax und verteilen Sie es an den zuständigen Mitarbeiter.

Das sind nur einige Vorteile, die sich durch Unified Messaging realisieren lassen. Sie sehen, es lohnt sich, auf David zu setzen.